Hệ thống chứng nhận ISO 9001:2015 phát huy hệ thống nhờ 7 cách sau

Đạt được chứng nhận ISO 9001 là một chuyện nhưng làm thế nào để phát huy tối đa lợi ích của chứng nhận ISO 9001 là một chuyện khác. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra một số gợi ý cho độc giả về cách sử dụng hiệu quả chứng nhận ISO 9001.

5. Đánh giá nội bộ định kỳ

Thứ năm, sau một thời gian triển khai thực hiện ISO 9001, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nội bộ để xem xét các kết quả đã đạt được. Quá trình đánh giá cần tiến hành một cách khách quan, đảm bảo ghi nhận một cách trung thực những thành tựu đạt được và cả những hạn chế tồn đọng trong hệ thống. Kết thúc giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tổng kết lại bằng một báo cáo trong đó trình bày rõ các vấn đề liên quan. Những điểm sáng và những tấm gương trong hoạt động xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn nên được tuyên dương, khích lệ và khen thưởng để tạo động lực tích cực cho các nhân viên trong công ty. Ngược lại, cần nghiêm túc nhìn nhận lại những hạn chế và cùng nhau thảo luận để tìm ra nguyên nhân và biện pháp.

1. Nâng cao nhận thức thông qua hoạt động đào tạo

Trước tiên, để có thể tạo nên sức mạnh cho hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 thì doanh nghiệp cần nhận thức chính xác và đầy đủ về yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế này. Nếu doanh nghiệp chỉ hiểu một cách hời hợt, qua loa cho xong chuyện thì sẽ không thể nào xây dựng được các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001. Nguy hiểm hơn, những nhận định sai lệch có thể làm rối loạn hệ thống quản lý, chất lượng không những không được cải thiện mà có thể thụt lùi và tồi tệ hơn. Mục đích không thực tế, kế hoạch kém khả thi sẽ dẫn tới những hành động thừa thãi, tốn kém, không đem lại giá trị, thậm chí sai lầm. 

2. Quyết tâm cao trong việc tuân thủ

Thứ hai, khi đã có nhận thức đúng và đủ về tiêu chuẩn ISO 9001 thì doanh nghiệp cần thể hiện quyết tâm cao của mình trong việc tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu của tiêu chuẩn. Quyết tâm này phải được thể hiện rõ nhất qua cam kết từ lãnh đạo cấp cao. Sự quan tâm đúng mức của ban lãnh đạo sẽ là sự khích lệ rất lớn dành cho nhân viên trong việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 tại cơ sở. Không chỉ là cam kết xuông mà quan trọng nhất, bản thân lãnh đạo cũng phải “tấm gương sáng” để nhân viên noi theo. Sẽ không thể nào yêu cầu người lao động tuân thủ tuyệt đối các yêu cầu về quản lý chất lượng trong khi chính người sử dụng lao động lại có các hành vi vi phạm.

 

3. Xây dựng hệ thống văn bản, chính sách phù hợp

Thứ ba, để quá trình triển khai thực hiện tư vấn ISO 9001:2015 diễn ra thuận lợi, việc soạn thảo, ban hành các hồ sơ đào tạo, văn bản hướng dẫn, tài liệu liên quan theo tiêu chuẩn ISO 9001 là rất cần thiết. Những tài liệu này càng chi tiết, cụ thể và rõ ràng bao nhiêu thì khi thực hiện càng dễ dàng bấy nhiêu. Sự chồng chéo, nhầm lẫn trong các văn bản có thể dẫn tới sự trùng lặp trong phân công lao động, các nhiệm vụ và trách nhiệm và quy trình làm việc không được phổ biến rõ ràng sẽ làm giảm tính hiệu quả của hệ thống ISO 9001.

4. Thực hành tuân thủ dưới sự giám sát chặt chẽ

Thứ tư, để đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 phát huy sức mạnh, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế kiểm tra và có bộ phận chuyên trách làm nhiệm vụ giám sát quy trình. Mặc dù tính chủ động và tự giác luôn được khuyến khích trong mỗi doanh nghiệp nhưng cũng cần có một cơ chế theo dõi để đảm bảo mọi hoạt động đều được diễn ra dưa trên nguyên tắc tuân thủ. Các hành vi vi phạm cần được phát hiện kịp thời, tại những điểm chưa phù hợp cần tìm ra nguyên nhân gốc rễ để có các biện pháp xử lý và điều chỉnh trước khi các sai phạm này gây ra hệ lụy nghiêm trọng cho hệ thống quản lý chất lượng.

6. Cải tiến liên tục

Dựa trên kết quả đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần có kế hoạch cải tiến trong tương lai. Cải tiến không chỉ hướng tới mục tiêu xóa bỏ và giảm thiểu những hạn chế mà còn phải duy trì được những thành quả đã đạt được và hành động mới để nâng cao hiệu suất cho hệ thống quản lý chất lượng trong tương lai. Đôi khi sự thay đổi không chỉ tập trung vào hành vi thực hành và còn là sự sửa đổi cả ở các chính sách, văn bản nếu doanh nghiệp nhận thấy hệ thống hồ sơ, tài liệu cũ không còn phù hợp với thực tại. Ngoài ra, không chỉ rút kinh nghiệm từ chính hoạt động của bản thân, doanh nghiệp cũng nên học hỏi kinh nghiệm của các tổ chức đã thành công trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn, tránh dẫm vào vết xe đổ của những tổ chức đi trước.